Blog: Google design sprints: een krachtige katalysator

Blog: Google design sprints: een krachtige katalysator

 

Google design sprints: een krachtige katalysator

 

Tijdens de Service Design dagen in Barcelona kregen we een kijkje in de Google- keuken: de Google Design sprints. Marta Rey Babarro is UX Reseacher bij Google en één van de grondleggers van deze methodiek. Zij licht de 5-stappen methode uitgebreid toe met tips & trucs om het in de praktijk toe te passen. Voor ons interessant om te zien hoe deze methode verschilt van alle andere gangbare design methodes. Wat is nu de kracht én wat zijn valkuilen?!

Wat is het?

De Google Design sprint is een 5-stappenmodel (zie afbeelding) dat gebruikt wordt om in maximaal één week complexe vraagstukken te kraken of koers te geven aan visie of concept-richtingen.

  • Understand
  • Sketch
  • Decide
  • Prototype
  • Validate

Lees hier meer over de methode

Google’s methode is niet uniek en vergelijkbaar met soortgelijke aanpakken voor service – design. De methode leunt op alom bekende tools zoals ‘Job to be done’, Empathy map en Business model canvas van Osterwalder. Google heeft wel een aantal tools toegevoegd, zoals de ‘crazy 8’ voor stap 2, de Sketch. Conclusie is dat de Google methode zich met name onderscheidt in het pressurecooker-element: minimaal 1 tot maximaal 5 werkdagen doorlooptijd.

Wanneer wel of niet toepassen?

Google geeft aan dat de methode geschikt is voor het oplossen van complexe vraagstukken of het neerzetten van een product- of organisatie visie. Babarro voegt daaraan toe dat zij de methode vaak inzet als procesversneller: daar waar een kink in de kabel zit, kan deze methode snelle resultaten bieden.

Zij geeft ook duidelijk aan wanneer je de methode beter niet kan toepassen; wanneer senior management een duidelijk geformuleerd doel voor ogen heeft óf niet gelooft in deze manier van werken.

Daarnaast lijkt het mij ook van belang dat de aard van de vraag niet te complex is: zodra het een volstrekt nieuwe dienst of service betreft, heb je met meer stakeholders te maken. Dat vertaalt zich vaak naar een langere doorlooptijd. Ook zijn de tools die Google gebruikt in de stap ‘Sketch’ (ideation) beperkt tot de bij design thinkers welbekende purge- of braindump fase. Oplossingen zullen daardoor meer voor de hand liggend zijn. Dat werkt goed voor vraagstukken die voor de organisatie relatief bekend zijn.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Voorbereiding: plan plan plan

Babarro drukt ons op het hart vooral veel aandacht te besteden aan de planning; dit vertaalt zich direct in een beter eindresultaat. Onder planning verstaat zij niet alleen de (logistieke) planning van de Sprint workshop, maar vooral het schrijven van de Sprint brief (zie template https://designsprintkit.withgoogle.com/planning/) en het goed nadenken over welke mensen meedoen. Hier start zij al maanden van tevoren mee. Idealiter beschik je over een multidisciplinair team van 5-7 personen en is ieders rol helder; zowel tijdens de sessie als tijdens het uitrollen van het project in de organisatie. En liever geen sprint zonder een designer!

Zorg dat alle betrokkenen vanaf dag één fysiek in dezelfde kamer zijn. Met als vuistregel: Personal technology is OUT!’. Een open deur wellicht, maar alleen met strikte focus creëer je een zogenaamd ‘shared brain’. Met als gevolg: begrip voor verschillende invalshoeken, snelheid en gedeelde verantwoordelijkheid. Volgens Babarro is een gedistribueerd proces minder effectief.

Denk bij de planning ook vast na over de periode ná de sprint. Hoe brengen we het eindresultaat verder in de organisatie? Identificeer welke vervolgstappen er nodig zijn om het eindresultaat te vertalen naar een projectaanpak. Geef alle betrokkenen daar een passende rol in.

Simpel toepasbaar… of toch niet?

Hoewel het werken met Design Sprints voor Google inmiddels standaard is, heeft de organisatie best tijd nodig gehad om dit te bereiken. Babarro is gestart met een klein team. Het enthousiasme van de medewerkers en de snelle resultaten droegen sterk bij aan het succes. Al snel werd de Sprint Master Academy gestart en heeft de methode zich als een inktvlek kunnen uitspreiden over alle wereldwijde vestigingen.

Denk dus niet dat Google niets anders doet dan design sprints, deze worden zorgvuldig gepland met wekenlange voorbereiding. De methodiek past natuurlijk wel naadloos in de filosofie van Google, waarbij de eigen verantwoordelijkheid wordt gestimuleerd. Voor veel organisaties is dit niet of minder vanzelfsprekend, echter is het wel een zeer belangrijke randvoorwaarde voor succes.

Ook het bij elkaar brengen van meerdere mensen met een verschillende achtergrond is voor iedere organisatie een hele investering. Niet iedereen kan zich zo maar een week vrijmaken. Babarro raadt aan om dan met één dag te starten. Zorg dat de stappen 4 en 5 – Prototype en Validation – dan de meeste aandacht krijgen, naast de planning natuurlijk.

Gewoon doen?!

De kracht van Google Design sprints ligt volgens mij vooral in het bij elkaar brengen van de juiste mensen én de snelheid van de sprint. Hoewel de methode een smeltkroes lijkt van bestaande tools en methodes, maakt de verpakking hem erg aantrekkelijk om zelf toe te passen. Feit blijft dat er mandaat nodig is voor je begint. Jouw organisatie moet vertrouwen hebben in de kracht van het team en zijn aanbevelingen serieus nemen. Een uitnodiging aan ons allen om hiermee te experimenteren: start small and plan vigorously!

 

Ilya Broekhuizen

‘Spargelist’